Autoridades fazendárias
federais,
estaduais e
municipais, denominadas como
Fisco, são incumbidas de cobrar e fiscalizar
tributos em suas
esferas de responsabilidade. Uma empresa tem que lidar com inúmeros
compromissos fiscais, tributários e contábeis. Quer saber como
evitar problemas com esses órgãos em meio a tantas obrigações? Então confira as dicas abaixo para não ter dor de cabeça no futuro.
Faça tudo corretamente
Pode parecer brincadeira citar o básico. Mas quando uma empresa cumpre com suas responsabilidades, as chances do Fisco visitá-la diminuem drasticamente. Ao recorrer a alguma ação que vise
burlar as leis, como a
sonegação de impostos (conhecida tecnicamente como evasão fiscal), o gestor ou responsável pela
área financeira pode pensar que sairá impune.
Porém, com a informatização dos processos, o cruzamento de informações é muito mais preciso. Quando alguma delas é “omitida”, seguramente o Fisco ficará sabendo por terceiros. Isso porque as empresas que têm
relações comerciais com a que está em situação irregular também são obrigadas a declarar tudo corretamente.
Realize Auditorias Preventivas
Você pode considerar que está fazendo tudo corretamente em seu empreendimento, mas, por vezes, alguma falha pode ocorrer entre tantos processos. A falha pode acontecer por falta de atenção ou até mesmo desconhecimento das leis e normas que regem as
obrigações tributárias. Tendo isso em mente, a
auditoria preventiva é uma das melhores soluções.
Durante a auditoria preventiva, profissionais especializados estudam os lançamentos realizados por sua empresa, bem como a emissão de notas e sistemas de tributação utilizados na empresa, verificando todo tipo de processo possível.
Assim, se algum procedimento estiver em desconformidade com a legislação, há tempo hábil para se corrigir e evitar uma visita indesejada do Fisco. É muito mais interessante que o empresário identifique os erros previamente e corrija a tempo para evitar
multas e
penalidades.
Entenda suas obrigações
Mais do que simplesmente pagar o que deve, um bom gestor deve entender realmente o que envolve cada uma das responsabilidades ou contratar alguém capacitado.
Podemos citar, por exemplo, a
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). Trata-se de uma obrigação de empresas que estão no regime de tributação
Simples Nacional. Ela reúne em um só documento, os dados econômicos e fiscais da empresa.
São várias as informações que estão englobadas nesta declaração. Podemos citar entre elas:
- Ganhos financeiros da empresa;
- Número de colaboradores no início e no final do período que diz respeito a DEFIS;
- Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
- Gasto total do período, incluindo as despesas operacionais (aquelas necessárias à manutenção da empresa), não operacionais (transações distintas da atividade da empresa), salários, etc.;
- Total de aquisições, transferências e saída de mercadorias;
- Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
- Doação para campanhas eleitorais.
Isso tudo juntamente com as informações de cada
sócio da empresa, tais como:
- Nome e CPF de cada um deles;
- Dividendos (rendimentos da empresa pagos ao sócio);
- Pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
- Porcentagem pertencente a cada sócio registrado até o último dia do período;
- Imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.
Cada empresa tem responsabilidades distintas e é fundamental a busca por informações sobre elas. O cumprimento de
leis e
normas tributárias permite que o empreendedor foque no crescimento de seu negócio sem que surpresas surjam e acarretem danos, que por vezes são irreparáveis.
Gerenciamento de registros
Todas as empresas devem gerenciar corretamente os seus
registros fiscais. Deve ser feita então a organização de todos os valores recebidos e pagos pela empresa, lançamento de todas as suas
notas fiscais de
compras e vendas (que devem ser armazenadas por cinco anos) e registro de seus funcionários. Tudo deve ser atualizado de forma constante, principalmente após a implementação do
eSocial.
Todas essas informações devem estar registradas em sistemas próprios da empresa. Isso porque, mesmo que a empresa esteja fazendo tudo corretamente, o Fisco poderá exigir esses registros. Há casos em que empresas estão corretas, em dia com obrigações e necessitam apresentar os registros.
Isso acontece principalmente por conta da situação que citamos anteriormente. Uma companhia é auditada pelo Fisco e ocorre a fiscalização de registros daquelas com as quais são mantidas
relações comerciais. Não manter esses registros guardados também pode acarretar problemas.
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